La base de données économiques, sociales et environnementales est obligatoire pour toutes les entreprises employant plus de 50 personnes. On vous explique tout ce qu’il y a à savoir sur la BDESE : ses enjeux, son contenu, vos obligations, etc. Ainsi que nos conseils pour bien réussir sa mise en place et son actualisation. C’est parti !
1. La BDESE, en quelques mots
1.1 La BDESE : c’est quoi ?
Toute entreprise employant au moins 50 personnes doit mettre en place une BDESE : base de données économiques, sociales et environnementales.
Ce support centralise un ensemble d’informations sur la vie économique, sociale et environnementale de la structure — telles que les investissements sociaux, l’endettement, les conditions de travail, l’égalité des sexes au travail, les conséquences climatiques de l’activité, etc.
Ces informations stratégiques et confidentielles doivent être mises à disposition du Comité social et économique (CSE) et des instances représentatives du personnel.
INFO - Le Comité social et économique (CSE) est une instance de représentation du personnel, obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 11 salariés. Le CSE est consulté sur les orientations stratégiques de l’entreprise, sa situation économique, mais également la politique sociale de la société et ses conditions de travail. La BDESE rassemble l’ensemble des informations à mettre à disposition du CSE pour son bon fonctionnement.
1.2 Pourquoi la BDESE est-elle importante ?
On distingue 3 principaux enjeux de la BDESE.
- Transparence. Ce support donne une totale visibilité aux représentants du personnel sur les implications sociales et environnementales de la stratégie de l’entreprise. Résultat : une confiance renforcée entre l’entreprise et ses équipes.
- Dialogue. La mise à disposition d’informations stratégiques permet d’ouvrir le dialogue entre l’entreprise et les instances représentant le personnel. Ces dernières sont ainsi plus impliquées et davantage prises au sérieux.
- Aide à la décision. Enfin, la BDESE est un outil d’aide à la décision… Avec la prise en compte indispensable des enjeux non financiers de l’entreprise.
1.3 BDESE et environnement : une mise à jour datant de 2021
Ce recueil d’informations est obligatoire depuis 2015, sous le nom de BDES (base de données économiques et sociales). Depuis août 2021, les informations environnementales s’ajoutent à cette base de données. La loi Climat et Résilience remplace ainsi la BDES par la BDESE.
2. Quelles sont vos obligations liées à la base de données économiques, sociales et environnementales ?
2.1 Qui est concerné par la BDESE ?
La BDESE est obligatoire pour toute entreprise employant au moins 50 personnes.
- Dans le cas d’une entreprise comportant plusieurs établissements, une seule base de données est attendue… Même si plusieurs sont possibles. On considère l’effectif de l’ensemble de l’entreprise.
- Dans le cas d’un groupe d’entreprises, une base de données spécifique au groupe n’est pas obligatoire. Les BDESE de chaque entreprise le sont.
2.2 À quelle fréquence les données doivent-elles être mises à jour ?
Les informations doivent être mises à jour régulièrement, afin de fournir des informations justes et d’actualité au CSE. Au minimum, les données doivent être actualisées chaque année. Elles portent sur l’année en cours, les 2 années précédentes et les perspectives pour les 3 années à venir.
2.3 Quelles sont les obligations de l’entreprise ?
L’entreprise d’au moins 50 employés doit concevoir sa BDESE, la mettre à jour régulièrement et la mettre à disposition du comité économique et social (CSE) ou des représentants du personnel.
La base de données économiques, sociales et environnementales doit être disponible et consultable à tout moment par les instances concernées.
- Le Comité social et économique (CSE).
- Les délégués syndicaux.
- La délégation unique du personnel, le cas échéant.
- Le comité d’établissement, pour les entreprises à établissements multiples.
Les données doivent être claires et intelligibles.
2.4 Quelles différences pour les petites et grandes entreprises ?
Le contenu, format, mentions obligatoires et conditions d’utilisation varient selon la taille de l’entreprise : plus de 300 salariés ou moins de 300 salariés.
En particulier :
- Les entreprises de plus de 300 employés doivent tenir une BDESE au format numérique. Chaque trimestre, certaines informations spécifiques doivent être communiquées au CSE (éventuels retards de paiement des cotisations sociales, évolution des effectifs, etc.).
- Les structures de moins de 300 personnes peuvent tenir une BDESE au format papier ou numérique — bien que le numérique reste recommandé.
De même, le contenu obligatoire de la BDESE varie selon la taille de l’entreprise.
2.5 Quel est le contenu de la BDESE ?
Comme son nom l’indique, la BDESE contient des données relatives aux 3 piliers du développement durable.
- Les données économiques — telles que le chiffre d’affaires de l’entreprise, les investissements, les aides publiques, l’endettement, etc.
- Les données sociales — telles que la rémunération des salariés, des dirigeants et des actionnaires ; l’évolution des effectifs ; les conditions de travail ; les données relatives à l’égalité femmes-hommes, etc.
- Les données environnementales — c’est-à-dire les conséquences de l’activité de l’entreprise sur l’environnement, telles que le bilan carbone, la production de déchet, etc.
La BDESE comprend les données…
- De l’année en cours.
- Des 2 années précédentes.
- Des perspectives sur les 3 années suivantes.
Les mentions obligatoires varient selon la taille de l’entreprise : certaines conditions spécifiques sont établies à partir de 300 employés.
3. Comment mettre en place la BDESE ? Nos conseils
3.1 5 étapes de mise en place de la BDESE
- Obligations. Vérifiez les obligations pour votre entreprise, selon le nombre de salariés.
- Format. Choisissez le format de votre BDESE : numérique ou papier, pour les structures de moins de 300 personnes. Sélectionner ensuite l’outil adéquat, capable de sécuriser ces données confidentielles et en donner l’accès aux bonnes personnes.
- Contenu. Identifiez l’ensemble des données à collecter. Soit par négociation (en cas d’accord collectif de l’entreprise), soit en considérant le contenu imposé par la législation.
- Collecte des données. Cherchez à automatiser un maximum la collecte des données, et à la mutualiser avec d’autres obligations (comme la CSRD ou le bilan carbone d’entreprise).
- Mise à jour de la BDESE.
3.2 Le format idéal pour sa base de données
À partir de 300 salariés, la base de données économiques, sociales et environnementales est forcément digitalisée. Sous 300 salariés, ce registre peut être au format papier…
Cependant, nous vous recommandons fortement un outil numérique. En effet, cela garantit…
- La sécurité des données. Les informations peuvent être cryptées et accessibles seulement aux personnes concernées.
- Un gain de temps à chaque mise à jour. On peut en effet lier différents outils numériques pour collecter et rendre accessibles les données automatiquement.
- Une interface lisible, intelligible et agréable.
Il existe des outils spécialisés pour créer et tenir votre BDESE.
3.3 Notre conseil : mutualisez la collecte des données
De plus en plus de réglementations exigent un reporting extra-financier… Et c’est tant mieux ! Face aux enjeux sociaux et environnementaux, la collecte de données et leur prise en compte dans les décisions stratégiques sont indispensables.
Cependant, on peut vite se perdre dans toutes ces obligations. Nous vous recommandons d’avoir une vision globale de l’ensemble des données à collecter et leur usage : bilan carbone, CSRD, stratégie RSE, etc.
Ainsi, vous pourrez mutualiser et optimiser la collecte des données.
En résumé, la BDESE (base de données économiques, environnementales et sociales) est obligatoire pour toute entreprise d’au moins 50 salariés. Ce recueil d’informations stimule le dialogue entre la direction et les instances de représentation du personnel… Tout en aidant à la prise de décision. Pour profiter pleinement de cet outil, exploitez ses données extra-financières dans votre stratégie d’entreprise. Par exemple ? Avec un bilan carbone et un plan d’action environnemental !
Sources :
Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE), entreprendre.service-public.fr, 28 avril 2022, consulté en août 2022.
Article L2312-17 et 18 - Code du travail - Légifrance, 22 août 2021, consulté en août 2022.
Article L2312-36 - Code du travail - Légifrance, 25 août 2021, consulté en août 2022.
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